Daftar Dokumen Ekspor Perikanan yang Wajib Dipersiapkan

Kegiatan ekspor ikan ke Luar Negeri adalah salah satu pekerjaan yang lumayan rumit. Sebab, setiap kali mengirim ikan, Anda sebagai eksportir wajib mempersiapkan dokumen ekspor perikanan agar ikan yang diekspor tersebut bisa lolos dan benar-benar terkirim ke negara tujuan.

Pemenuhan dokumen ini menjadi salah satu yang paling sulit. Sebab, jumlah dokumennya memang lumayan banyak dan mengurusnya juga bisa dikatakan lama sehingga banyak eksportir yang gagal dalam mempersiapkan dokumennya.

Apa Saja Dokumen Ekspor Ikan yang Diperlukan?

Sebagai eksportir ikan khususnya bagi Anda yang masih pemula, sangat penting untuk memahami jenis dokumen ekspor ikan apa saja yang dibutuhkan dalam pengiriman barang ke Luar Negeri. Hal tersebut harus benar-benar dipenuhi karena jika ada satu saja dokumen yang kurang, kegiatan ekspor akan secara otomatis batal atau tertolak. Tentu saja ini akan menimbulkan kerugian yang besar bagi Anda dan perusahaan.

1. Certificate of Product

Setiap barang yang akan diekspor ke Luar Negeri harus memiliki certificate of product. Hal ini hukumnya wajib karena untuk mengetahui apakah barang tersebut layak dijual di pasar internasional atau tidak. Dari mana apun asal ikan yang akan diekspor, eksportir wajib menyerahkannya pada badan yang akan melakukan penelitian dan sortir terhadap keadaan dan kandungan dalam daging ikan tersebut untuk kemudian bisa dikeluarkan certificate of product.

Saat ikan tidak lolos uji penjualan pasar internasional, maka sertifikat tersebut pun tidak akan dapat dikeluarkan sehingga jika tetap diekspor, maka ikan tersebut sudah pasti akan dicekal karena dokumennya yang tidak lengkap. Dalam certificate of product akan dijelaskan secara rinci tentang keadaan ikan yang dimaksud sehingga negara tujuan yang menerimanya benar-benar yakin bahwa ikan tersebut memang layak konsumsi.

2. Surat Kelayakan Pengelolaan

Setiap ikan yang akan diekspor tidak langsung serta-merta dikemas dan langsung dikirim ke negara tujuan. Lebih dari itu, ikan tersebut akan dikelola terlebih dahulu dalam beberapa waktu agar dagingnya bisa awet dan tetap dalam kondisi baik walaupun sudah berhari-hari. Oleh sebab hal ini, salah satu syarat dokumen yang dibutuhkan dalam ekspor ikan yakni Surat Kelayakan pengelolaan. Hal ni untuk mengetahui apakah perusahaan eksportir bisa mengelola ikan dengan baik atau tidak.

Dalam Surat Kelayakan tersebut, akan dijelaskan bahwa eksportir mempunyai tenaga yang cukup, mempunyai peralatan yang memadai, mempunyai tempat yang layak, dan juga bisa mengelola ikan ekspor dengan baik. Jika memang Anda sebagai eksportir pemula belum memiliki hal-hal yang telah disebutkan itu, silahkan melengkapinya mulai sekarang karena hal ini sangat penting sebagai syarat dalam memperoleh Surat Kelayakan Pengelolaan.

3. Sertifikat Sistem Manajemen

Tidak hanya memiliki Surat Kelayakan Pengelolaan dan juga Sertifikat Produk saja, eksportir juga harus mempunyai perusahaan dengan sistem manajemen ekspor yang baik. Sebab, jika suatu perusahaan eksportir ikan tidak dapat melakukan manajemen dengan baik, mereka akan sangat kewalahan dalam mengelola permintaan ikan dari Luar Negeri dan saat pengirimannya karena hal ini memerlukan manajemen waktu dan juga perawatan yang lumayan panjang.

Selanjutnya, kualitas manajemen suatu perusahaan dapat dikatakan layak atau tidak setelah mendapatkan Sertifikat Sistem Manajemen. Sebelum mendapatkan sertifikat tersebut, perusahaan akan dinilai oleh badan yang berwenang terlebih dahulu. Dalam penilaian tersebut ada beberapa indikator penting terkait dengan manajemen yang akan disoroti. Jadi, sebisa mungkin persiapkan kemampuan manajemen tim jika ingin mengekspor ikan ke Luar Negeri dengan lancar.

4. Surat Persetujuan Muatan

Tanpa Surat Persetujuan Muatan yang akan meloloskan muatan ikan yang dikirim ke negara tujuan, maka barang yang akan Anda kirim tidak akan pernah bisa lolos. Di bandara nantinya, semua dokumen akan diperiksa kelengkapannya. Jika ada yang kurang misalkan saja Surat Persetujuan Muatan, maka secara otomatis ikan tersebut akan ditangguhkan pengirimannya hingga Anda melengkapi atau mencari Surat Persetujuan Muatan.

Ini tentunya akan membuat Anda merugi besar-besaran, sebab Surat Persetujuan Muatan hanya bisa didapatkan dalam waktu beberapa hari. Selama menunggu dalam kurun waktu tersebut, ikan yang akan dikirim tentunya sudah dalam keadaan tidak layak konsumsi. Oleh sebab itu, segala dokumen dan semua perlengkapan ekspor ikan sebaiknya disiapkan jauh-jauh hari. Pastikan juga ada tim khusus yang mengurusi persiapan dokumen ini agar semua bisa berjalan dengan baik dan cepat.

5. Packing List

Packing list merupakan suatu dokumen yang berisikan tentang rincian barang yang akan diekspor. Hal ini tidak boleh tertinggal karena tanpa adanya packing list, petugas pemeriksa akan kesulitan mengetahui jenis dan spesifikasi barang dan mereka tentunya tidak mungkin membongkar barang yang sudah dikemas dengan rapi tersebut. Oleh sebab itu, apapun barang ekspor termasuk ikan yang tidak dilengkapi dengan packing list, secara otomatis akan ditolak.

Siapkanlah packing list sebelum Anda mengirimkan ikan. Pastikan bahwa apa yang tertulis dalam packing list tersebut benar-benar sesuai dengan barang yang dikirim. Jika nantinya diketahui bahwa packing list tidak sesuai dengan barangnya, Anda sebagai eksportir bisa terkena sanksi yang berat.

6. Polis Asuransi

Polis asuransi terhadap ikan ekspor juga diperlukan saat Anda mengirimkan barang. Kegunaan dari polis ini adalah untuk berjaga-jaga jika dalam perjalanan barang tersebut rusak, hilang, mengalami kecelakaan, atau mengalami hal-hal lain yang kerugiannya bisa dicover menggunakan asuransi. Polis ini harus disertakan secara lengkap dalam bentuk copyan saja sehingga polis yang asli bisa Anda simpan sendiri.

Dokumen polis ini harus disatukan dengan dokumen kelengkapan ekspor ikan yang lainnya. Jangan meletakkan dokumen secara sendiri-sendiri karena itu akan merepotkan petugas dalam pemeriksaan dokumen sehingga jika pemeriksaan lama bisa jadi barang kiriman Anda tertinggal dan tidak akan dikirim ke negara tujuan.

7. Pemberitahuan Ekspor Barang

Sebelum mengekspor ikan, pastikan bahwa Anda telah memiliki PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang). Dokumen ini menyatakan bahwa barang yang akan diekspor tersebut telah diberitahukan kepada pihak Bea dan Cukai serta sudah melakukan pelunasan segala administrasi yang diperlukan di sana. Pembuatan PEB tersebut dapat dilakukan secara mandiri oleh eksportir maupun diwakilkan kepada seorang forwarder.

Pendaftaran PEB paling cepat yakni selama 7 hari sebelum tanggal pengiriman ikan ekspor. Namun, saat ini terdapat juga layanan online pendaftaran PEB yang akan semakin memudahkan Anda. Dalam pembuatan PEB tersebut Anda juga harus sudah melunasi pajak dan memenuhi segala persyaratan pembuatan PEB dengan lengkap.

Dokumen ekspor ikan yang telah disebutkan itu harus dipersiapkan sedini mungkin saat Anda mulai merintis menjadi eksportir ikan. Pastikan mengurusnya dengan data-data yang benar agar kegiatan ekspor berjalan dengan lancar. Di samping itu, simpan dokumen dengan baik sebagai arsip setelah Anda berhasil mengirimkan ikan ke Luar Negeri karena hal tersebut bisa jadi dibutuhkan kembali di kemudian hari nanti.

Supaya pengurusan dokumen ekspor ikan berjalan lancar dan tidak ada yang terlewat, Anda bisa mempercayakannya kepada jasa undername ekspor. Adanya jasa ini akan membantu Anda dalam mempersiapkan segala keperluan dokumen ekspor. Pengurusan dokumen dijamin akan berjalan lancar dan tidak ada yang terlewat satupun.